Gestión documental y transformación digital en el estado de Chile: un estudio de caso

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Maritza Balboa
Gabriela Medina

Resumen

La gestión documental es un pilar básico de la transformación digital. Los procesos documentales están siendo crecientemente automatizados, sin embargo, los sistemas no resuelven el problema de fondo y solo permiten ­en algunos casos­ solucionar algunos aspectos de la gestión documental. Una implementación carente de examen exhaustivo de estos sistemas conlleva gastos innecesarios, problemas de falta de información pertinente y adecuada para el acceso y seguridad de la información y deficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a documentos, entre muchos otros aspectos. Para abordar este desafío hemos diseñado un instrumento de evaluación de los sistemas, alineado a los estándares ISO como las normas 15489, 16175, 23081, entre otras relacionadas. Este instrumento tiene enfoque archivístico y no solo tecnológico, ya que a nuestro juicio es imperativo considerar ambas miradas para garantizar un SGD robusto, eficiente y confiable. El sistema de gestión documental debe procurar que los documentos mantengan los elementos esenciales a lo largo de todo el ciclo de vida: fiabilidad, autenticidad, integridad y disponibilidad. Este artículo muestra el itinerario metodológico seguido en la elaboración de este instrumento de evaluación de sistemas informatizados de gestión documental.



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Maritza Balboa
Gabriela Medina
Biografía del autor/a

Maritza Balboa, investigadora independiente

Bibliotecaria Documentalista, especialista en gestión de documentos. Postgrado de documento electrónico de la Universidad Autónoma de Barcelona y Diplomado en gestión de procesos de negocios de la Universidad Católica de Chile. Desde el 2009 es asesora independiente en Gestión de documental y Procesos Archivísticos, tanto para instituciones públicas como privadas.

Gabriela Medina, Subsecretaría del Medio Ambiente

Es licenciada en Filosofía de la Universidad de Chile, Diplomada en Gestión de Archivos de la Universidad Alberto Hurtado y Diplomada en Gestión de Procesos de Negocio de la Pontificia Universidad Católica de Chile.
Actualmente funcionaria pública de la Subsecretaría del Medio Ambiente; se desempeñó por años como Consultora en gestión de documentos y archivos en diversos Organismos de la Administración del Estado. En su ejercicio de la función pública ha trabajado en tareas tan variadas como Implementación de la Ley de Transparencia, Encargada de la Unidad de Digitalización del Archivo Central, Encargada SIAC, seguimiento y reporte de IndicadoresInstitucionales, estandarización de procesos, entre otros. Consultora, con trabajo distintivo en la elaboración de Cuadros de Clasificación Documental Funcionales.

Balboa, Maritza, y Gabriela Medina. 2022. «Gestión Documental Y transformación Digital En El Estado De Chile: Un Estudio De Caso». Amoxtli, n.º 7 (mayo). Santiago, CL. https://doi.org/10.38123/amox7.204.

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